Mötesstruktur

Inför mötet

Facilitatorns uppgift, 20 min -1 h. Utrustning: dator/papper & penna

En bra förutsättning för ett effektivt möte är att planera väl, etablera ett ramverk för ditt möte och definiera vad målet med mötet är. Relevanta frågor att fundera kring kan vara:

Syfte: Att definiera syftet med mötet kan hjälpa dig att förstå var fokus under mötet ska ligga samt vilka som behöver bjudas in till att medverka. Om de essentiella medarbetarna inte är tillgängliga kan det i många fall vara bättre att skjuta upp mötet, istället för att det skickas en ersättare som inte har auktoritet att fatta snabba beslut.

Under mötet

Alla deltagare, löpande under mötet

Så här gör ni:

#Tips: ha en timer till hands.

#Tips: se till att deltagarna är pålästa på ämnet som ska diskuteras innan mötet. Att börja ett möte med att dela ut tryckt material som ska läsas där och då tenderar att stjäla mycket tid. Distribuera därför relevant material och förarbete i ett enkelt och kort format innan mötet så att deltagarna kan få en överblick av ämnets kontext. Det kan även vara effektivt att bifoga anteckningar från det föregående mötet samt att diskussionspunkterna för det kommande så att deltagarna kan komma förberedda.

Syfte: Genom att dela med sig av relevant material i förväg säkerställer man att alla mötesdeltagare ligger på samma nivå – i förhållande till påläsningsgrad och kunskap – om det ämne som ska diskuteras.

Under mötet: Dokumentation

Så här gör ni:

Syfte: Att dokumentera under mötet glöms ofta bort, men kan vara till stor hjälp. Detta för att säkerställa att alla är överens om vad som ska ske och för att under kommande möten kunna gå tillbaka och se vad som diskuterats, samt vilka som varit involverade och ansvariga.

Efter mötet

Facilitatorns uppgift, 5 min -15 min. Utrustning: Dator

Publicera alltid mötesanteckningar och action plan direkt efter mötet. Då har deltagarna fortfarande mötet färskt i minnet. Underlaget tydliggör för deltagarna sina respektive uppgifter och underlättar arbetsprocessen. Mötesdeltagarna tenderar även att vara mer benägna att komma igång med sina åtaganden snabbare om uppgiften känns överskådlig. 

# Tips: För att slippa sitta och maila till alla deltagare efter varje möte – skapa en gemensam box- eller Google Drive-mapp där ni samlar allt material från mötena.

Generella tips


# Balansera graden demokrati och produktivitet.

# Starta mötet i tid – oavsett hur många som har kommit. Detta skapar förutsättningar för att även kunna sluta i tid. Dessutom skapar det en medvetenhet hos deltagarna att de måste komma i tid för att inte missa något.

# Sluta mötet i tid. Får du rykte om att vara punktlig är det större chans att människor vill delta i dina möten eftersom du visar att du förstår att deras tid är värdefull.

# Håll ett teknikfritt möte för att få största möjliga deltagande, samt förhindra att sociala medier och mail distraherar och flyttar fokus från agendan. Håll istället media-pauser där deltagarna får ta 2 minuter till att ringa samtal, svara på mails etc.

# Ha en bra mötesdisciplin. Allt som händer under mötets gång bör främja mötets syfte. Gör det inte det, hör det inte hemma i mötesrummet.

# Turas om att driva mötet framåt. Märker man att deltagarna börjar zona ut och tappa fokus kan man tilldela varje person en punkt på agendan som de får driva diskussionen kring i roterande ordning. Detta kan hjälpa till att lyfta engagemanget – då alla koncentrerar sig och måste vara alerta inför sin tur att facilitera.

# Planera i förväg i högsta möjliga mån.

# Var noga med att… Prata om samma sak, på samma gång, med samma mål i sikte, inom samma ram.

# Stör! Märker man att mötet är på väg åt fel håll eller att man har fastnat – fundera över… Vad för koordination behövs? Behövs mötet över huvud taget eller kan man lösa det via mail, alternativt hålla 1 längre möte istället för 4 korta?

# Byt ut eller komplettera den tidsbaserade agendan mot den målorienterade agendan. Bara för att man diskuterat en punkt i de 5 minuter som var avsatta för just den punkten betyder det inte att man har fattat något beslut.

# Flytta ut mötet ur konferensrummet och ha ett promenadmöte. Det är inte alltid man behöver anteckna – man kan minnas ändå. Det kan vara lika effektivt att associera vad som sagts med dofter, visuella intryck och ljud, vilka man i allt högre grad upplever utomhus. Att gå ut i friska luften, ger energi och stimulerar det kreativa tänkandet. Är du på Storm finns Kungsparken precis runt hörnet.

# Turas om att facilitera mötet. Detta tränar teamet att se agendan ur olika perspektiv och kan göra att deltagarna är mer engagerade.

# Stryk punkten ”Övrigt” från agendan. Det är vanligt att avsluta mötet med att deltagarna ges möjligheten att ta upp övriga punkter. Tidsramen för mötet kanske redan har överskridits men nu ges deltagarna ändå chansen att ta upp det de egentligen vill diskutera. Detta är ett tecken på en dålig planering och agenda, eller för många lösa trådar.

10 tips för kreativa möten/diskussioner