Mötesstruktur

Inför mötet

Facilitatorns uppgift, 20 min -1 h. Utrustning: Papper & penna / dator

En bra förutsättning för ett effektivt möte är att planera väl. Etablera ett ramverk för ditt möte och definiera vad målet med mötet är. Bra frågor att fundera kring kan vara:

  • Vilka frågor ska diskuteras?
  • Vad ska ni ha kommit fram till?
  • Vad ska prioriteras?
  • Vilka medarbetare behöver närvara för att ni ska kunna fatta beslut på valt ämne?

Syfte: Att definiera syftet med mötet kan hjälpa dig att förstå var fokus under mötet ska ligga samt vilka som du behöver bjuda in till att medverka. Är inte de essentiella medarbetarna tillgängliga kan det i många fall vara bättre att skjuta upp mötet, hellre än att de skickar en ersättare som inte har auktoritet att fatta snabba beslut.

Under mötet

Alla deltagare, löpande under mötet

Så här gör ni:

Gå igenom mål och förväntade resultat av mötet.

Gå igenom agendan som förberetts och skickats ut i förväg och stäm av ifall någon vill lägga till något på listan. Att referera till den utskickade informationen och punkterna som satts på agendan i början på mötet säkerställer också att deltagarna tar sig tid innan det fysiska mötet för att förbereda sig eftersom ingen vill komma oförberedd.

Prioritera tillsammans vilka punkter som är viktigast/mest brådskande och ska behandlas först.

Exponera dagordningen så att alla kan se den, ex: projektera upp den på väggen/skriv på en stor tavla. Detta hjälper deltagarna att hålla fokus under mötets gång.

Gör upp en tidslinje och håll er till den. Detta hjälper till att hålla fokus under mötet och förhindra att man glider ifrån ämnet. #Tips: ha en timer till hands.

Under mötet: Dokumentation

Syfte: Att dokumentera flitigt glöms ofta bort, men är väldigt hjälpsamt dels för att säkerställa att alla är överens om vad som ska ske, men också för att under kommande möten kunna gå tillbaka och se vad som diskuterats samt vilka som varit involverade och ansvariga.

Så här gör ni:

Utse någon som ansvarar för dokumentation under mötet.

Skapa en punkt för varje uppgift.

Lista vilken person som är ansvarig för att utföra uppgiften eller vem som är ansvarig för att uppgiften blir gjord, men som har möjlighet att delegera själva arbetet.

Definiera tillsammans vad som utgör uppgiften och vilka delaktioner som behövs för att slutföra uppgiften.

Skriv ut deadlinen för uppgiften och sätt ett datum för uppföljning / när resultatet ska presenteras.

Se till att deltagarna är pålästa på ämnet som ska diskuteras innan mötet. Att börja ett möte med att dela ut tryckt material som ska läsas där och då tenderar att stjäla mycket tid. Distribuera därför relevant material och förarbete i ett enkelt och kort format innan mötet så att deltagarna ex. kan ta del av grafer, rapporter, statistik etc. för att få en överblick av ämnets kontext. Det kan även vara effektivt att bifoga anteckningar från det föregående mötet samt punkta upp diskussionspunkter för det kommande och tillhandahålla i förväg så att deltagarna hinner förbereda sig och minnas från förra gången.

Syfte: Genom att dela med sig av relevant material i förväg säkerställer man också att alla mötesdeltagare ligger på samma nivå (i förhållande till påläsningsgrad och kunskap) om de punkter som ska diskuteras.

Efter mötet

Facilitatorns uppgift, 5 min -15 min. Utrustning: Dator

Arbeta proaktivt! Diskutera risker och real-life-scenarios som kan uppstå och försök identifiera problem som kan uppstå i utförandet av uppgifterna.

Publicera mötesanteckningar och action plan direkt efter mötet. Då har deltagarna fortfarande diskussionerna färska i minnet och detta underlag stärker känslan av att man har koll på vad man ska göra då det är lätt att gå tillbaka i anteckningarna och stämma av för sig själv under arbetets gång. Då tenderar mötesdeltagarna att vara mer benägna att komma igång med sina åtaganden direkt eftersom det inte känns svårt + att man känner sig effektiv och duktig om man tar tag i det med detsamma.

# Tips: För att slippa sitta och maila till alla berörda efter varje möte – Skapa istället en gemensam dropbox eller en mapp på Google Drive där ni samlar allt material från mötena.

Generella tips


# Balansera graden demokrati och produktivitet.

# Börja och sluta mötet i tid. Får du rykte om att vara punktlig är det större chans att människor vill delta i dina möten eftersom du visar att du förstår att deras tid är värdefull.

# Håll ett teknikfritt möte för att få största möjliga deltagande och förhindra att sociala medier och mail distraherar och flyttar fokus från agendan. Håll istället media-pauser där deltagarna får ta 2 minuter till att ringa samtal, svara på mails etc.

# Ha en bra mötesdisciplin. Allt som händer/talas om under mötets gång borde främja mötets syfte. Gör det inte det, hör det inte hemma i mötesrummet.

# Turas om att driva mötet framåt. Märker man att deltagarna börjar zona ut och tappa fokus kan man tilldela varje person en punkt på agendan som de får driva diskussionen kring i roterande ordning. Detta kan hjälpa till att lyfta engagemanget då alla koncentrerar sig och måste vara alerta inför sin tur att facilitera.

# Planera i förväg i högsta möjliga mån.

# Var noga med att… Prata om samma sak, på samma gång, med samma mål i sikte, inom samma ram.

# Stör! Märker man att mötet är på väg åt fel håll eller att man har fastnat – fundera över… Vad för koordination som behövs? Behövs detta mötet över huvud taget – eller kan man lösa det via mail, alt. hålla 1 längre möte istället för 4 korta?

# Byt ut eller komplettera den tidsbaserade agendan mot den målorienterade agendan. Bara för att man diskuterat en punkt i de 5 minuter som var avsatta för just den punkten betyder det inte att man har fattat något beslut.

# Starta mötet i tid – oavsett hur många som har kommit. Detta skapar förutsättningar för att även kunna sluta i tid. Dessutom skapar det en medvetenhet hos deltagarna att de måste komma i tid för att inte missa något.

# Flytta ut mötena ur konferensrummen och ha
ett promenadmöte.
Det är inte alltid man behöver anteckna – Man minns ändå. Ofta kan det vara lika effektivt att kunna associera vad som sagts med dofter, visuella intryck och ljud som man i allt högre grad upplever utomhus. Ut och gå i den friska luften, få energi och stimulera det kreativa tänkandet. Är du på Storm finns Kungsparken precis runt hörnet.

# Turas om att facilitera mötet. Detta tränar teamet att se agendan ur olika perspektiv och kan göra att deltagarna är mer engagerade.

# Stryk punkten ”Övrigt” från agendan. Det är vanligt att avsluta mötet med att deltagarna ges möjligheten att ta upp övriga punkter. ”Var det något annat?” brukar man fråga. Det är här det kan spåra iväg tidsmässigt. Tidsramen för mötet har redan överskridits men nu ges deltagarna ändå chansen att ta upp det de egentligen ville diskutera. Detta är ett tecken på en dålig planering & agenda, eller för många lösa trådar.