Samarbeta digitalt

DIGITALA VERKTYG FÖR GENERISKT ARBETE

Som ett led i Storms arbete med att ge stöd för problemlösning och idéutveckling har Storm testat ett antal digitala verktyg som kan underlätta arbetet vid idégenerering på distans. Sammanställningen nedan listar för- och nackdelar med de olika verktygen och syftar till att skapa en övergripande bild över hur verktygen fungerar i samband med en idégenerering. Vår förhoppning är att detta underlag kan fungera som en inspiration för medarbetare och studenter på Malmö universitet, samt underlätta arbetet med problemlösning och idégenerering på distans. 

Ladda ner sammanställningen som PDF >>

De olika verktygen har testats med utgångspunkt i följande frågor:

– Hur lättillgängligt är verktyget är för den som faciliterar?

– Hur lättillgängligt är verktyget för övriga användare/deltagare?

– Är verktyget lätt att förstå och arbeta med?

– Hur lätt är det att skapa post-its och infoga bilder eller annat material?

– Vilka tillägg och möjligheter finns i förhållande till t.ex. frameworks, mallar, röstningsverktyg, tidtagning, etc?

Observera att verktygen nedan kan ha uppdaterats sedan Storms genomgång och funktioner och tillägg kan har lagts till eller tagits bort. Notera även att det inte finns något personuppgiftsbiträdesavtal mellan Malmö universitet och de olika leverantörerna och att du således själv ansvarar för den data som delas och att support från IT-avdelningen inte är självklar.

Google jamboard

Gå till webbplatsen >>

Google jamboard är lättillgängligt brainstorming-verktyg som bygger på enkelhet och begränsade möjligheter – vilket ibland kan vara att föredra när allt fokus behöver ligga på själva idégenereringsprocessen. Verktyget är gratis och finns att ladda ner som app till surfplatta.

+ Möjligt att skapa och enkelt flytta post its i olika färger

+ Möjlighet att rita fritt

+ Deltagare som bjuds in via länk har möjlighet att redigera utan inlogg? (Om facilitatorn väljer detta)

+ Lätt att skapa och arbeta med fler arbetsytor genom att bläddra till höger

Kräver inloggning på Google för den som faciliterar

Begränsad storlek på arbetsytan

Nya post its måste bekräftas med muspekaren för att läggas upp (lite krångligt)

Inget röstningsverktyg

Padlet

Gå till webbplatsen >>

Padlet är ett digitalt verktyg, framtaget för att förenkla samarbetet mellan människor digitalt. Verktyget bygger på enkelhet och begränsade möjligheter – vilket ibland kan vara att föredra när allt fokus behöver ligga på själva idégenereringsprocessen. Verktyget är gratis och finns att ladda ner som app till surfplatta. Padlet finns även som Pro-variant, vilken ger obegränsat med arbetsytor.

+ Lätt att skapa och flytta post its och textrutor (låst format)

+ Lätt att jobba med bilder i rutorna

+ Kräver ingen inloggnig om man blir inbjuden

+ Finns olika strukturer att välja på, alla ganska fyrkantiga

+ Stor arbetsyta, vilken lätt kan zoomas in och ut med hjälp av crtl + och –

Ingen möjlighet att teckna fritt

Inget röstningsverktyg

Google presentation

Gå till webbplatsen >>

Ett presentationsverktyg som enkelt går att anpassa till en idégenerering. Har begränsade möjligheter och få finesser men är tydligt och lätt att ta till sig. Verktyget är lätt att komma igång med men det krävs förberedelse av den som faciliterar. Google presentation är gratis och finns att ladda ner som app till surfplattor.

Gör så här: Börja med att skapa en tom presentation. Skapa sedan en “post it-lapp” genom att använda fyrkantsverktyget. Lägg en textruta i lappen med en exempeltext, t.ex. ”Idé”. Kopiera lapp och text så att en bunt av post it-lappar skapas.

+ Om väl förberett (som föreslås ovan) så är lapparna lätta att fylla i och flytta runt

+ Lapparna finns redan, vilket underlättar för deltagarna

+ Är möjligt att arbeta på flera olika sidor samtidigt vilket möjliggör att flera grupper/personer kan arbeta parallellt

+ Lätt att få en överblick över de olika sidorna

+ Lätt att infoga bilder

+ Deltagare som bjuds in via länk har möjlighet att redigera utan inlogg? (Om facilitatorn väljer detta)

Kräver inloggning på Google för den som faciliterar

Begränsad arbetsyta (skiftar beroende på lapparnas och textens storlek)

Kräver mer förberedelse för facilitatorn (när en idégenerering skapats går den dock att återanvända som mall vid nästa idégenerering)

Inget röstningsverktyg

Ingen möjlighet att teckna fritt

Microsoft Whiteboard

Besök webbplatsen >>

Microsoft Whiteboard är inkluderat i Office 365, vilket alla anställda på Malmö universitet har tillgång till, och är en whitebord som är enkel att samarbeta kring, framförallt inom organisationen. För att använda verktyget krävs det att du laddar ner appen och loggar in med din Mau-identitet första gången. Finns som app för iOS och Windows 10. 

+ Lätt att skapa och flytta post its och textrutor (låst format)

+ Lätt att infoga bilder och egna mallar

+ Stor arbetsyta som går att zooma in och ut

+ Möjlighet att teckna fritt

+ Flertalet mallar och strukturer för idégenerering, problemlösning, SWOT etc . (Förutsatt att alla man delar med har laddat ner och loggat in på appen).

Personer som inte har appen kan inte se mallarna

Kräver att alla deltagare är inom samma organisation 

Inget röstningsverktyg

Stormboard

Besök webbplatsen >>

Ett samskapande digitalt verktyg för idéutveckling och organisering. Verktyget är, p.g.a. Covid-19-pandemin, gratis för undervisande personal. För övriga medarbetare finns Stormboard som gratis test-version vilken tillåter 5 olika arbetsytor (om du skapar fler raderas den äldsta filen) och max 5 deltagare. Finna att ladda ner som app till surfplatta.

+ Lätt att skapa och flytta post its med olika färger och former

+ Frameworks tillgängliga 

Bilder kan endast infogas inuti post its

Begränsad arbetsyta 

Saknar frameworks utvecklade för idéutveckling eller utvärdering

Kräver inloggning  

Ideaflip

Besök webbplatsen >>

Idégenereringsverktyg med många möjligheter och enkla instruktioner för förstagångsanvändare. Ideaflip tar ut en månadskostnad men går att använda gratis under 30 dagar för att testa. Verktyget är dock alltid gratis för de deltagare som bjuds in till att samarbeta.

+ Enkelt att skapa post its i olika färger och former

+ Går att klustra och flytta post its

+ Stor arbetsyta som räcker till det mesta

+ Möjligt att infoga bilder och annat material

+ Medger röstning (funktionen ligger dock lite dold och är inte helt optimal när post it-lapparna flyttas runt i efterhand)

+ Kan logga in med Google-konto

Ingen möjlighet att teckna fritt

Mural

Besök webbplatsen >>

Ett digitalt verktyg med många funktioner för visuellt samarbete. Tar vanligtvis ut en månadskostnad för användning men har nu, under Covid-19-pandemin, 90 dagars gratis prova på.

+ Lätt att skapa och flytta post its med olika färger och former 

+ Lätt att lägga upp bilder, filmer, länkar, etc.

+ Lätt att kommentera på andras idéer

+ Ett stort antal framworks i olika utföranden som kan användas för att stimulera eller sortera idéer

+ Stor arbetsyta som räcker till det mesta

+ Tidtagningsfunktion 

+ Röstningsverktyg

Kräver inloggning (går dock bra att logga in med ett befintligt microsoft-konto).

Mural erbjuder en digital pdf-guide som skickas via e-post: The Definitive Guide to Facilitating Remote Workshops- Insights, tools and case studies from digital-first companies and expert facilitators

Miro

Besök webbplatsen >>

Miro är en samarbetsplattform väl anpassad för idégenerering. Miro har olika betalplaner men finns som gratisversion anpassad för obegränsat antal deltagare, dock med begränsade användarmöjligheter, så som endast 3 olika arbetsytor. Finns att ladda ner som app till surfplatta.

+ Stor arbetsyta som räcker till det mesta

+ Många funktioner speciellt anpassade för design och idégenerering, så som costumer journey och association with words.

+ Lätt att skapa post its i olika färger (t.o.m. ”bulk mode”, dvs när man vill skriva många snabbt)

Externt material så som bilder och länkar går endast att infoga i uppgraderad version

Röstningsverktyg och tidtagningsfunktion endast i uppgraderad version